Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO zur Nutzung von "Teams Meetings"

In diesen Datenschutzhinweisen erläutern wir Ihnen unseren Einsatz der Videokommunikationssoftware "Teams Meetings" der Microsoft Corporation. Somit ist die Vertraulichkeit der Kommunikationsinhalte gewahrt. 

Verantwortliche:

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von "Teams Meetings" ist die VolkswagenStiftung, Kastanienallee 35, 30519 Hannover, Tel.: +49 511 8381-0, Fax: +49 511 8381-344, info@volkswagenstiftung.de verantwortlich.

Beschreibung der Datenverarbeitung, Zwecke und Datenarten

Zur Durchführung von Videokonferenzen (nachfolgend: "Online-Meetings") nutzen wir das Tool "Teams Meetings".

Je nach Art und Umfang der Nutzung von "Teams Meetings" werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere 

  • Angaben zu Ihrer Person (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse)
  • Meeting-Metadaten (z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse)
  • Geräte-/Hardwaredaten (MAC-Adressen, Client-Version)
  • Text-, Audio- und Videodaten
  • Verbindungsdaten (z.B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen)

Nachfolgend möchten wir Sie näher über den Umfang der Datenverarbeitung informieren.

Erforderliche Daten und Funktionen

Nehmen Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Host einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting können Sie sodann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Maildresse angeben. 
Daneben erhebt das Tool Benutzerdaten, die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, wie z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung.

Freiwillige Angaben und Funktionen

Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chatfunktion zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab- bzw. stummschalten. Eine Aufzeichnung findet grundsätzlich nicht statt. Sollten wir einzelne Sitzungen doch aufnehmen wollen, machen wir dies nur, wenn im Vorfeld die Einwilligung aller eingeladenen Teilnehmer eingeholt wurde. Wird die Einwilligung mindestens einer Person nicht erteilt, findet eine Aufzeichnung nicht statt. 

Wenn Sie die Chatfunktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im "Online-Meeting" anzuzeigen. Eine Protokollierung des Chats erfolgt für den Zeitraum von einem Jahr und ist nur für die Teilnehmenden des jeweiligen Chats einsehbar.

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung 

Wenn Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teilnehmen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Teilnahme am Online-Meeting zur Erfüllung eines mit uns geschlossenen Vertrags erforderlich ist. Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des Online-Meetings zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen.

Sofern die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von "Teams Meetings" nicht zur Erfüllung eines mit uns geschlossenen Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei in der Aufrechterhaltung von ortsunabhängiger Kommunikation, der Pflege geschäftlicher Kontakte und der Erbringung geschuldeter Leistungen.

Sofern Sie bei der Nutzung des Tools darüber hinaus freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht zwingend erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.

Weitergabe Ihrer Daten

Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an unbefugte Dritte. 

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns Microsoft Corporation als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet Microsoft Corporation Ihre Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages.

Löschung Ihrer Daten

Ihre Daten werden nur für die Dauer des jeweiligen Meetings im System gespeichert. Sofern wir Meetings mit Ihrem Einverständnis aufzeichnen, werden die Aufzeichnungen regelmäßig nach 90 Tagen gelöscht.

Ihre Rechte als betroffenen Person

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden. 

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:

Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserer Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten lauten: 

datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Straße 88, 28217 Bremen
E-Mail: office@datenschutz-nord.de, Tel.: 0421 69 66 32-0