Teilnahmebedingungen und Datenschutzinformation für Veranstaltungen

1. Veranstaltungszweck

Mit ihren Veranstaltungen verfolgt die VolkswagenStiftung das Ziel, die Verbindung von Wissenschaft und Gesellschaft zu stärken und dem Transfer von Wissen in die Gesellschaft neue Impulse zu verleihen. Die Veranstaltungen sind daher in der Regel vergütungsfrei.

2. Teilnehmer

Die VolkswagenStiftung behält sich vor, die Teilnahme an einzelnen Veranstaltungen von einer Vergütung abhängig zu machen. In diesem Falle ist die Vergütung im Anmeldeformular ausdrücklich ausgewiesen. Mit der Anmeldung kommt in diesem Falle ein Vertragsverhältnis zwischen der VolkswagenStiftung und dem Teilnehmer zu den Bedingungen der Anmeldung sowie diesen Teilnahmebedingungen zustande.

3. Ablehnung einer Anmeldung

Die VolkswagenStiftung behält sich vor, die Anmeldung zu einer Veranstaltung ohne Angaben von Gründen abzulehnen.

4. Buchung von Übernachtungen und Nebenveranstaltungen

Für mehrtägige Veranstaltungen wird teilweise ein Kontingent von Hotelzimmern vorgehalten. Buchung und Abrechnung von Übernachtungen ist jedoch allein Sache der Teilnehmenden und erfolgt auf deren Namen und Rechnung. Gleiches gilt für die Teilnahme an vergütungspflichtigen Nebenveranstaltungen wie Theater- und Museumsbesuche und andere Incentives.

5. Stornierung

Für vergütungspflichtige Veranstaltungen gelten die Stornierungsbedingungen im Anmeldeformular. Die Stornierung der Teilnahme an vergütungsfreien Veranstaltungen ist dem Teilnehmer jederzeit möglich. Es wird jedoch gebeten, die Absage der Teilnahme frühzeitig per Email unter events@volkswagenstiftung.de oder telefonisch unter 0511/83 81-200 anzuzeigen.

6. Haftung

Die VolkswagenStiftung haftet für Verletzungen des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, ansonsten nur für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit.

7. Absagen von Veranstaltungen

Die VolkswagenStiftung ist berechtigt, Veranstaltungen mangels ausreichender Teilnehmernachfrage, wirtschaftlichen oder sonstigen Gründen abzusagen. Eine Erstattung von Buchungs- oder Stornierungsgebühren für Unterbringung und/oder An- und Abreise ist ausgeschlossen.

8. Änderungen des Veranstaltungsverlaufs

Die VolkswagenStiftung behält sich das Recht vor, den Ablauf von Veranstaltungen zu ändern, insbesondere einzelne Vorträge einer Veranstaltung zu ersetzen oder entfallen zu lassen.

9. Inhalt von Vorträgen

Die VolkswagenStiftung gewährt in ihren Veranstaltungen den Vortragenden ein Forum für die von ihnen vorgetragenen Inhalte und trifft im Rahmen des jeweiligen Veranstaltungszwecks - vergl. vorst. Ziff. 1 - sorgfältige Auswahl. Für den Inhalt des jeweiligen Vortrags sind jedoch alleine die Referenten, Moderatoren und/oder Künstler verantwortlich.

10. Nutzung von Veranstaltungsunterlagen

Die Vorträge und Veranstaltungsunterlagen sind zugunsten ihrer Verfasser urheberrechtlich geschützt. Ihre Nutzung durch Dritte, insbesondere Veranstaltungsteilnehmende, darf nur privat oder zu wissenschaftlichen Zwecken erfolgen. Jede andere, insbesondere gewerbliche Nutzung bedarf der schriftlichen Genehmigung durch den Urheber. Die Teilnehmenden sind nicht berechtigt, das zu Schulungs- und Informationszwecken überlassene Veranstaltungsmaterial zu vervielfältigen.

11. Film- und Fotorechte

Bei den Veranstaltungen der VolkswagenStiftung sind ggf. Fotografen und/oder Kamerateams sowie Medienvertreter anwesend, die den Verlauf der Veranstaltung dokumentieren und unter Umständen live übertragen. Sollten Sie mit der Speicherung oder Nutzung von Aufnahmen, bei denen Sie als einzelne(r) Teilnehmer(in) (ggf. mit anderen Personen) im Mittelpunkt stehen, nicht einverstanden sein, teilen Sie dies bitte selbständig den Fotografen und/oder Kamerateams und unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor Ort mit. Bitte weisen Sie Ihre Begleitung ebenfalls darauf hin. Wir und unsere Projektpartner behalten uns vor, die Aufnahmen zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit (On- und Offline einschließlich Social Media) ohne zeitliche Begrenzung zu veröffentlichen und zu nutzen. Die Nutzung umfasst insbesondere den deutsch- oder fremdsprachigen Internetauftritt der VolkswagenStiftung und ihrer Projektpartner, Druckerzeugnisse wie z. B. Stiftungsberichten und Broschüren (auch Nutzung als Titel) sowie Präsentationen. Im Falle von Videoaufnahmen ist ebenso die Nutzung von Standbildern und die separate Nutzung der Bild- und Tonspuren möglich. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass Aufnahmen, in denen die Veranstaltung insgesamt und nicht einzelne Teilnehmer im Mittelpunkt stehen, nicht ausgeschlossen werden können, so dass Sie (z. B. als einer unter vielen anderen) darauf zu sehen sein könnten.

12. Datenschutzinformation nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für die VolkswagenStiftung. Wir möchten Sie nachfolgend über die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns aufklären.

Verantwortliche Stelle:
Für die Datenerhebung und -verarbeitung ist die VolkswagenStiftung verantwortlich.

Daten, die wir benötigen:
Wir erheben von Ihnen Daten, die wir zur Durchführung des Teilnehmermanagements im Zusammenhang mit der Durchführung unserer Veranstaltungen benötigen. Dies sind im Wesentlichen: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unverträglichkeiten (ausschließlich bei Veranstaltungen mit Catering).

Bei der Nutzung unseres Teilnehmermanagementsystems werden Sie bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung um die Angabe persönlicher Informationen gebeten. Die Beantwortung dieser Fragen ist freiwillig.

Die im Rahmen der Anmeldung zu einer Veranstaltung erhobenen personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anmeldung und, soweit Sie diesem zugestimmt haben, zur Zusendung über weitere Veranstaltungsangebote der VolkswagenStiftung genutzt. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten für Zwecke der Beratung, der Werbung und der Marktforschung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.

Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus Art. 6 Buchst. a) und b) DSGVO.

Ihre entsprechende Einwilligung zur Zusendung von Veranstaltungsinformationen können Sie jederzeit für die Zukunft gegenüber der VolkswagenStiftung unter der E-Mail-Adresse events@volkswagenstiftung.de oder telefonisch unter 0511/8381-200 widerrufen. Dieses gilt entsprechend für Ihre Zustimmung zu einer darüberhinausgehenden Nutzung.

Der Nutzung der von uns im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichen Kontaktdaten zur Übersendung nicht von uns angeforderten Werbe- oder Informationsmaterials wird hiermit ausdrücklich widersprochen.

Datenlöschung:
Soweit keine Einwilligung ihrerseits und keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existieren, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist.

In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).

Vertrauliche Behandlung Ihrer Daten:
Ihre Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich und übermitteln diese nicht an Dritte.

Ggf. setzen wir streng weisungsgebundene Dienstleister ein, die uns z. B. in den Bereichen EDV oder der Archivierung und Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden.

Ihre Datenschutzrechte:
Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts oder des Arbeitsplatzes der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Unsere Datenschutzbeauftragte:
Sie haben zudem das Recht, sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte zu wenden, die bezüglich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten lauten:

Anja Stanitzke
VolkswagenStiftung
Kastanienallee 35
30519 Hannover 
Tel.: 0511 8381-240
Fax: 0511 8381-4240
E-Mail: datenschutz@volkswagenstiftung.de

Nähere Informationen stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.